Takotoko
Mulai Jualan
Sebagai pemilik bisnis, kita pasti ingin bisnis bisa berjalan dengan lancar meski tanpa keterlibatan langsung setiap saat. Salah satu cara agar bisnis tetap terorganisir dan mudah berkembang adalah dengan menyusun SOP (Standard Operating Procedure).
SOP adalah panduan yang berisi langkah-langkah operasional yang jelas dan mudah diikuti oleh tim. Dengan adanya SOP, semua orang yang terlibat dalam bisnis akan tahu apa yang harus dilakukan, kapan, dan bagaimana cara melakukannya.
Di artikel ini, kita akan bahas langkah-langkah menyusun SOP yang tepat untuk bisnis, agar bisa lebih rapi, teratur, dan siap untuk scale up.
Sebelum mulai menulis SOP, tentukan dulu bagian-bagian dalam bisnis yang paling penting dan harus dikelola dengan rapi. Misalnya, proses pemesanan, pengiriman, pelayanan pelanggan, atau produksi. Fokuskan dulu pada proses-proses utama yang sering dilakukan oleh tim.
Setelah mengetahui proses yang akan dibuatkan SOP-nya, buatlah langkah-langkah yang sangat jelas dan terperinci. Hindari istilah yang ambigu atau terlalu umum. Setiap langkah harus mudah dipahami, bahkan oleh orang yang baru pertama kali melakukannya. Contoh: ‘Ambil barang X’ bisa diubah menjadi ‘Ambil barang X dari rak nomor 3 di gudang sebelah kiri’.
Setiap langkah juga harus menyertakan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, supaya tidak ada kebingungannya nanti.
SOP yang baik harus mudah diikuti oleh siapa saja, jadi penting untuk menggunakan format yang konsisten. Misalnya, kamu bisa menggunakan template standar dengan judul, tujuan, bahan yang dibutuhkan, langkah-langkah, dan siapa yang bertanggung jawab. Jika sudah ada beberapa SOP, pastikan formatnya sama untuk memudahkan pencarian dan pemahaman.
Setiap SOP harus mencakup tools atau sistem yang digunakan dalam proses tersebut. Misalnya, jika SOP berhubungan dengan pengelolaan data pelanggan, pastikan disebutkan aplikasi atau sistem yang digunakan untuk mencatat data tersebut. Begitu juga dengan sistem pengiriman atau inventaris barang.
ika ada software atau alat khusus, beri penjelasan singkat tentang cara menggunakannya. Ini akan menghemat waktu tim dan mengurangi kebingungannya.
Setelah SOP selesai dibuat, coba lakukan uji coba dengan tim. Biarkan mereka mengikuti SOP tersebut untuk melihat apakah ada bagian yang masih membingungkan atau kurang jelas. Proses ini penting untuk memastikan SOP berjalan efektif dan tidak ada langkah yang terlewat.
SOP bukanlah dokumen yang selesai sekali buat dan tidak berubah lagi. Seiring dengan berkembangnya bisnis, proses dan cara kerja akan berubah. Oleh karena itu, lakukan review dan update SOP secara berkala agar tetap relevan dan efektif.
Pastikan setiap kali ada perubahan besar dalam bisnis, SOP juga diperbarui agar semua orang tetap mengikuti prosedur yang terbaru.
SOP hanya efektif jika seluruh tim tahu dan memahaminya. Jadi, pastikan setiap anggota tim dilatih tentang cara mengikuti SOP yang telah dibuat. Sosialisasi SOP bisa dilakukan melalui meeting atau pelatihan internal agar semua orang paham betul bagaimana cara kerjanya.
Menyusun SOP yang jelas dan terstruktur memang membutuhkan waktu, tapi manfaat jangka panjangnya sangat besar. Dengan SOP yang baik, bisnis bisa berjalan lebih rapi, efisien, dan siap untuk berkembang lebih besar. Jangan ragu untuk mulai menyusun SOP di bisnis kamu, karena ini adalah langkah penting untuk menciptakan sistem yang skalabel dan profesional.
